Aviso sobre prácticas de privacidad

Tu información. Tus derechos. Nuestras responsabilidades.

Este aviso describe cómo SU PROPIA INFORMACIÓN MÉDICA puede ser utilizada y divulgada por su proveedor de atención médica y la consulta médica responsable de su atención («Consulta») y cómo puede acceder a esta información. Revísela detenidamente.

Fecha de entrada en vigor: enero de 2026 

TUS DERECHOS

En lo que respecta a su información médica, usted tiene ciertos derechos. Esta sección explica sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades para ayudarle.

Tienes derecho a: 

• Obtenga una copia de su historial médico en papel o electrónico.
  • Puede solicitar inspeccionar u obtener una copia electrónica o en papel de su historial médico y otra información sanitaria que tengamos sobre usted. Pregúntenos cómo hacerlo.
  • Le proporcionaremos una copia o un resumen de su información médica, normalmente en un plazo de 30 días a partir de su solicitud. Es posible que le cobremos una tarifa razonable basada en los costes.

• Modifique (corrija) su historial médico en papel o electrónico.
  • Puede solicitarnos que corrijamos la información médica sobre usted que considere incorrecta o incompleta. Pregúntenos cómo hacerlo.
  • Podemos rechazar su solicitud, pero le comunicaremos los motivos por escrito en un plazo de 60 días.

• Solicitar comunicación confidencial
  • Puede solicitarnos que nos pongamos en contacto con usted de una forma concreta (por ejemplo, por teléfono a su domicilio o a su oficina) o que le enviemos correspondencia a una dirección diferente.
  • Diremos «sí» a todas las solicitudes razonables.

• Pídanos que limitemos la información que compartimos.
  • Puede solicitarnos que no utilicemos ni compartamos cierta información médica para tratamientos, pagos o nuestras operaciones.
    • No estamos obligados a aceptar su solicitud y podemos rechazarla si ello pudiera afectar a su atención médica.
  • Si usted paga por completo un servicio o un artículo de atención médica de su propio bolsillo, puede solicitarnos que no compartamos esa información con su aseguradora médica con fines de pago o para nuestras operaciones.
    • Diremos «sí» a menos que una ley nos obligue a compartir esa información.

• Obtenga una lista de las personas con las que hemos compartido su información.
  • Puede solicitar una lista (contable) de las ocasiones en las que hemos compartido su información médica durante los seis años anteriores a la fecha de su solicitud, con quién la hemos compartido y por qué.

• Incluiremos todas las divulgaciones, excepto aquellas relacionadas con el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica, y ciertas otras divulgaciones (como aquellas que usted nos haya solicitado). Le proporcionaremos un informe anual de forma gratuita, pero le cobraremos una tarifa razonable basada en los costos si solicita otro informe dentro de los 12 meses.
• Obtenga una copia de este aviso de privacidad.
  • Puede solicitar una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibirlo por vía electrónica. Le proporcionaremos una copia impresa sin demora.

• Elija a alguien para que actúe en su nombre.
  • Si le ha otorgado a alguien un poder notarial médico o si alguien es su tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información médica.
  • Nos aseguraremos de que la persona tenga esta autoridad y pueda actuar en su nombre antes de tomar cualquier medida.

TUS OPCIONES

En lo que respecta a cierta información médica, usted puede comunicarnos sus preferencias sobre lo que compartimos. Si tiene una preferencia clara sobre cómo compartimos su información en las situaciones que se describen a continuación, hable con nosotros. Díganos qué desea que hagamos y seguiremos sus instrucciones.

• En estos casos, usted tiene tanto el derecho como la opción de indicarnos que:
  • Comparte información con tu familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en tu cuidado.
  • Compartir información en una situación de ayuda en caso de catástrofe
• Si no puede comunicarnos su preferencia, por ejemplo, si se encuentra inconsciente, podemos compartir su información si creemos que es lo mejor para usted. También podemos compartir su información cuando sea necesario para reducir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad.
• En estos casos, nosotros nunca No compartiremos su información a menos que nos dé su permiso por escrito.:
  • Fines de marketing
  • Venta de su información
  • La mayor parte del intercambio de notas de psicoterapia

• En el caso de la recaudación de fondos:
  • Es posible que nos pongamos en contacto con usted para solicitarle donaciones, pero puede indicarnos que no volvamos a contactarle.

NUESTROS USOS Y DIVULGACIONES

¿Cómo utilizamos o compartimos normalmente su información médica? Normalmente utilizamos o compartimos su información médica de las siguientes maneras:

• Tratamiento: Podemos utilizar su información médica y compartirla con otros profesionales que le estén tratando (por ejemplo, un médico que le esté tratando por una lesión puede consultar a otro médico sobre su estado de salud general).
• Pago: Podemos utilizar y compartir su información médica para facturar y obtener el pago de planes de salud u otras entidades (es decir, proporcionamos información sobre usted a su plan de seguro médico para que este pague sus servicios).
• Operaciones sanitarias: Podemos utilizar y compartir su información médica para gestionar nuestra consulta, mejorar su atención y ponernos en contacto con usted cuando sea necesario (es decir, utilizamos su información médica para gestionar su tratamiento y servicios).
• Recordatorios de citas, alternativas de tratamiento y beneficios y servicios relacionados con la salud: Podemos utilizar y divulgar información médica para ponernos en contacto con usted y recordarle que tiene una cita con nosotros. Podemos utilizar y divulgar información médica para informarle sobre opciones o alternativas de tratamiento, o sobre beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés. También podemos poner a su disposición su información médica para que pueda acceder a ella a través de un portal seguro para pacientes en línea (si procede). 
• Información médica anonimizada: Podemos utilizar su información médica para crear información «desidentificada» que no permita identificar a ninguna persona, de conformidad con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 («HIPAA»). La ley federal no restringe el uso de la información médica de los pacientes una vez que se convierte en datos «desidentificados» de la manera prevista en la HIPAA, de modo que no se revele su identidad. Podemos crear conjuntos de datos con información anonimizada de muchos pacientes para compartirlos con personas y empresas externas con el fin de descubrir métodos y productos para diagnosticar y tratar enfermedades. También podemos divulgar su información médica a un socio comercial con el fin de crear información anonimizada.
• Conjunto de datos limitado: Podemos utilizar su información médica para crear un «conjunto de datos limitado» eliminando cierta información identificativa. También podemos divulgar su información médica a un socio comercial con el fin de crear un conjunto de datos limitado. Podemos utilizar y divulgar un conjunto de datos limitado solo con fines de investigación, salud pública u operaciones de atención médica. Podemos crear un conjunto de datos limitado de muchos pacientes para compartirlo con personas y empresas externas con el fin de realizar investigaciones, operaciones de salud pública o atención médica. Las personas o empresas que reciban el conjunto de datos limitado deben firmar un acuerdo para proteger su información médica.
• Socios comerciales: Podemos divulgar su información médica a nuestros socios comerciales que realizan funciones en nuestro nombre o nos prestan servicios, si la información es necesaria para dichas funciones o servicios. Por ejemplo, podemos utilizar otra empresa para que realice servicios de facturación en nuestro nombre. Todos nuestros socios comerciales están obligados por ley y por contrato con nosotros a proteger la privacidad de su información y no se les permite utilizar ni divulgar ninguna información que no sea la especificada en nuestro contrato.
• Participación en intercambios de información sanitaria (HIE): Podemos compartir información sobre usted con uno o más HIE en los que participemos. Los HIE son sistemas electrónicos seguros que permiten a los proveedores de atención médica intercambiar información sobre los pacientes con el fin de coordinar mejor su atención y ayudarnos a tomar decisiones más informadas sobre la mejor manera de tratarle. Por ejemplo, si usted visitara a otro proveedor o hospital que también participa en el mismo HIE, recibiríamos información sobre el tratamiento de ese proveedor. Si no desea participar en el HIE, le proporcionaremos un formulario de exclusión del HIE para que lo complete. Puede recibir nuestros servicios incluso si decide excluirse de la participación en el HIE.
• Usos y divulgaciones incidentales: Pueden producirse usos y divulgaciones incidentales de la información. Un uso o divulgación incidental es un uso o divulgación secundario que no se puede evitar razonablemente, es de naturaleza limitada y se produce como consecuencia de un uso o divulgación permitidos. Sin embargo, dichos usos o divulgaciones incidentales solo se permiten en la medida en que hayamos aplicado medidas de seguridad razonables y no divulguemos más información médica protegida (PHI) de la necesaria para llevar a cabo el uso o la divulgación permitidos. Por ejemplo, se permitirían las divulgaciones sobre un paciente en el consultorio de un médico que pudieran ser escuchadas por personas que no participan en su atención.

¿De qué otra forma podemos utilizar o compartir su información médica? Se nos permite o se nos exige compartir su información de otras maneras, normalmente de forma que contribuya al bien público, como la salud pública y la investigación. Debemos cumplir muchas condiciones según la legislación aplicable antes de poder compartir su información para estos fines. Para obtener más información, consulte: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html 

• Ayuda con cuestiones de salud pública y seguridad.
  • Podemos compartir información médica sobre usted en determinadas situaciones, tales como:
    • Prevención de enfermedades
    • Ayudar con las retiradas de productos
    • Notificación de reacciones adversas a medicamentos
    • Denuncia de sospechas de abuso, negligencia o violencia doméstica
    • Prevenir o reducir una amenaza grave para la salud o la seguridad de cualquier persona.
• Investigar: Podemos utilizar o compartir su información para investigaciones sobre salud.
• Cumplir con la ley: Compartiremos información sobre usted si así lo exigen las leyes estatales o federales, incluso con el Departamento de Salud y Servicios Humanos si este desea comprobar que cumplimos con la ley federal de privacidad.
• Responder a solicitudes de donación de órganos y tejidos: Podemos compartir su información médica con organizaciones de obtención de órganos.
• Colaboración con médicos forenses o directores de funerarias: Podemos compartir información médica con un forense, un médico forense o un director de funeraria cuando fallece una persona.
• Atender las solicitudes relacionadas con la indemnización por accidentes laborales, la aplicación de la ley y otras solicitudes gubernamentales.
  • Podemos utilizar o compartir su información médica:
    • Para reclamaciones de indemnización por accidente laboral
    • Para fines de aplicación de la ley o con un funcionario encargado de hacer cumplir la ley.
    • Con organismos de supervisión sanitaria para las actividades autorizadas por la ley.
    • Para funciones gubernamentales especiales, como servicios militares, de seguridad nacional y de protección presidencial.
• Responder a demandas y acciones legales: Podemos compartir información médica sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación.

USOS Y DIVULGACIONES QUE REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN POR ESCRITO

Solicitaremos su autorización específica por escritopara al menos la siguiente información a menos que el uso o la divulgación estuvieran permitidos o exigidos por la ley, tal y como se ha descrito anteriormente:

• Información sobre el VIH/SIDA: En la mayoría de los casos, NO divulgaremos ninguna información relacionada con el VIH/SIDA a menos que su autorización lo indique expresamente. Sin embargo, existen ciertos fines para los que se nos permite divulgar su información sobre el VIH/SIDA sin obtener su autorización expresa. Por ejemplo, podemos divulgar información sobre su estado serológico respecto al VIH/SIDA a su compañía de seguros o HMO con el fin de recibir el pago por los servicios que le prestamos. También podemos divulgar información sobre su estado de VIH/SIDA y el de otros pacientes cuando la información haya sido «desidentificada» (es decir, cuando la información no pueda utilizarse de ninguna manera para identificarle). Otros casos en los que podemos utilizar o divulgar información sobre el VIH/SIDA sin su autorización expresa incluyen: 
  • Para su diagnóstico y tratamiento; 
  • Para investigación científica;
  • Para auditorías de gestión, auditorías financieras o evaluación de programas;
  • Para la educación médica; 
  • Para la prevención y el control de enfermedades, cuando lo permita el Departamento de Salud del Estado. 
  • Para cumplir con determinadas órdenes judiciales; y 
  • Cuando así lo exija la ley, al Departamento de Salud u otra entidad. 
• Información sobre enfermedades de transmisión sexual: Debemos obtener su autorización específica por escrito antes de revelar cualquier información que le identifique como portador o sospechoso de ser portador de una enfermedad de transmisión sexual. Podemos utilizar y divulgar información relacionada con enfermedades de transmisión sexual sin obtener su autorización solo cuando lo permita la ley, incluyendo al Departamento de Salud, a su médico o a una autoridad sanitaria, o a un fiscal o tribunal si está siendo procesado en virtud de la legislación estatal. Cuando sea necesario, su proveedor o una autoridad sanitaria pueden divulgar dicha información para proteger su salud y bienestar, o la salud y el bienestar de su familia o del público.

Información sobre salud mental: Debemos obtener su autorización específica por escrito antes de divulgar cierta información sobre salud mental cuando así lo exija la legislación estatal. Puede haber casos en los que usted acuda a un profesional de la salud mental en un centro de atención primaria y el profesional de la salud mental y su médico de cabecera le proporcionen atención colaborativa. En estas situaciones, el profesional de la salud mental no actúa como psicoterapeuta, y su información sobre salud mental puede almacenarse en sus notas de atención primaria.

• Registros de tratamiento de trastornos por consumo de sustancias (42 CFR Parte 2) 
  • A los efectos de este aviso, «Programa SUD» significa un programa o proveedor de tratamiento de trastornos por abuso de sustancias sujeto a la norma 42 CFR Parte 2.
  • La consulta no opera, participa ni se presenta como un Programa SUD o proveedor SUD a los efectos de la Parte 2. Sin embargo, la Práctica puede recibir información sobre su tratamiento por trastorno por consumo de sustancias de un Programa SUD («Registros de la Parte 2»).
  • La Clínica no utilizará ni divulgará los Registros de la Parte 2 sin su consentimiento por escrito, salvo en los casos expresamente permitidos por la ley (es decir, en situaciones de emergencia). La Clínica puede basarse en un consentimiento válido que autorice el uso y la divulgación de los registros de la Parte 2 para el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica, y puede volver a divulgar esta información según lo permita la HIPAA, siempre que los registros de la Parte 2 no se vuelvan a divulgar para su uso en ningún procedimiento civil, penal, administrativo o legislativo que le involucre.
  • La Clínica no podrá divulgar los Registros de la Parte 2 para su uso en ningún procedimiento civil, penal, administrativo o legislativo que le involucre, a menos que (i) usted proporcione un consentimiento por escrito que autorice específicamente dicha divulgación o (ii) se emita una orden judicial o citación válida que obligue a la divulgación de conformidad con la Parte 2, después de que tanto usted como la Clínica hayan recibido notificación y hayan tenido la oportunidad de ser oídos. 
  • Cualquier divulgación permitida de los registros de la Parte 2 incluirá una declaración en la que se prohíba su uso posterior o su redivulgación, salvo que lo permita expresamente la legislación aplicable. Usted puede revocar su consentimiento en cualquier momento, salvo en la medida en que la Consulta ya haya hecho uso de dicho consentimiento. 
• Información genética: Debemos obtener su autorización específica por escrito antes de obtener o conservar su información genética, o de utilizar o divulgar su información genética con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Por ejemplo, antes de realizar cualquier prueba genética, le pediremos su autorización por escrito para realizar dicha prueba. Podemos utilizar o divulgar su información genética, o la información genética de su hijo, sin su autorización por escrito solo cuando lo permita la ley, como en el caso de pruebas de paternidad para procedimientos judiciales, investigaciones anónimas, requisitos de cribado neonatal, identificación de un cadáver, con fines de investigación criminal o cuando lo autorice una orden judicial.
• Información relacionada con el tratamiento de menores en circunstancias especiales: Si usted es un menor que ha solicitado determinados tipos de tratamiento (para los que ha podido dar su consentimiento por sí mismo), como tratamiento relacionado con su embarazo o con su hijo, o con una enfermedad de transmisión sexual, debemos obtener su autorización específica por escrito antes de revelar cualquier información médica protegida relacionada con dicho tratamiento a otra persona, incluidos sus padres o tutores, a menos que la ley nos permita hacerlo.
• Actividades de marketing: Debemos obtener su autorización específica por escrito para utilizar cualquier información médica protegida (PHI) con el fin de enviarle por correo postal o electrónico materiales de marketing. Sin embargo, podemos proporcionarle materiales de marketing en persona sin necesidad de obtener su autorización, además de comunicarnos con usted sobre servicios o productos relacionados con su tratamiento, gestión de casos o coordinación de cuidados, tratamientos alternativos, terapias, proveedores o entornos de atención. Si nos proporciona su autorización por escrito para enviarle materiales de marketing, tiene derecho a optar por no recibir estas comunicaciones en el futuro y puede hacerlo en cualquier momento. Si desea optar por no recibir estas comunicaciones en el futuro, póngase en contacto con el responsable de privacidad en la dirección de correo electrónico o postal que se indica a continuación. 

NUESTRAS RESPONSABILIDADES

• La ley nos obliga a mantener la privacidad y seguridad de su información médica protegida.
• Le informaremos de inmediato si se produce una infracción que pueda haber comprometido la privacidad o la seguridad de su información.
• Debemos cumplir con las obligaciones y prácticas de privacidad descritas en este aviso y proporcionarle una copia del mismo.
• No utilizaremos ni compartiremos su información de ninguna otra forma que no sea la descrita aquí, a menos que usted nos autorice por escrito. Si nos autoriza, podrá cambiar de opinión en cualquier momento. Si cambia de opinión, háganoslo saber por escrito.
• Para obtener más información, consulte: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/ understanding/consumers/noticepp.html  

CÓMO EJERCER SUS DERECHOS

Para ejercer los derechos descritos en este aviso (excepto el de obtener una copia del mismo), puede enviar una solicitud poniéndose en contacto con el responsable de privacidad de la consulta en privacy@toplinemd.com o enviando una solicitud por escrito utilizando la información de contacto disponible en el sitio web de la Clínica, dirigida al responsable de privacidad. 

• Presente una queja si cree que se han violado sus derechos de privacidad.
  • Si considera que hemos vulnerado sus derechos, puede presentar una reclamación poniéndose en contacto con nosotros a través de la información que figura en la contraportada.

• Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775 o visitando https://ocrportal.hhs.gov/ocr/smartscreen/main.jsf

• No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.

QUEJAS O PREGUNTAS

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja poniéndose en contacto con el responsable de privacidad en privacy@toplinemd.com o enviando una queja por escrito al responsable de privacidad utilizando la información de contacto disponible en el sitio web de la consulta, dirigida a la atención del responsable de privacidad. 

CAMBIOS EN LOS TÉRMINOS DE ESTE AVISO

La Clínica puede modificar los términos de este aviso, y los cambios se aplicarán a toda la información que tengamos sobre usted. El nuevo aviso estará disponible previa solicitud, en la oficina de la Clínica y en el sitio web de la Clínica.

SMS – Política de privacidad

Identificación de marca

Concepciones Florida

Descripción del programa

Conceptions Florida utiliza mensajes SMS para comunicarse con los pacientes en relación con la programación de citas, recordatorios de citas, actualizaciones sobre tratamientos, notificaciones de facturación, coordinación de la atención y actualizaciones limitadas relacionadas con la consulta.

La frecuencia de los mensajes varía en función de la interacción con el paciente y la actividad del tratamiento.

Pueden aplicarse tarifas por mensajes y datos.

Responde STOP para darte de baja. Responde HELP para obtener ayuda.

Los operadores no se hacen responsables de los mensajes retrasados o no entregados.

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Cómo se inscriben los usuarios

Conceptions Florida recopila el consentimiento para recibir SMS a través de los siguientes métodos:

1. Consentimiento verbal o presencial

Los pacientes que conciertan citas en persona o por teléfono pueden dar su consentimiento verbal.

El personal utiliza el siguiente guion:

«¿Podemos enviarle recordatorios de citas y actualizaciones sobre tratamientos por mensaje de texto? La frecuencia de los mensajes varía. Pueden aplicarse tarifas por mensajes y datos. Puede responder STOP en cualquier momento para darse de baja».

El consentimiento se documenta en el sistema de registros de pacientes.

Proceso de exclusión voluntaria

Los pacientes pueden darse de baja en cualquier momento respondiendo:

ALTO

Recibirán el mensaje de confirmación:

«Te has dado de baja correctamente de los mensajes SMS de Conceptions Florida. No recibirás más mensajes. Responde START para volver a suscribirte».

Respuesta de ayuda

Si un paciente responde HELP, recibe:

«Para obtener ayuda, comuníquese con Conceptions Florida al (305) 446-4673. Responda STOP para darse de baja. Pueden aplicarse tarifas por mensajes y datos».

Términos y condiciones de SMS – Conceptions Florida

Conceptions Florida puede enviar mensajes SMS a los pacientes en relación con citas, actualizaciones sobre tratamientos, coordinación de la atención, notificaciones de facturación y comunicaciones de la consulta.

La frecuencia de los mensajes varía.

Pueden aplicarse tarifas por mensajes y datos.

Los usuarios finales pueden optar por participar respondiendo SÍ para recibir mensajes de texto de nuestra consulta.

Puede darse de baja en cualquier momento respondiendo STOP a cualquier mensaje que reciba.